Este audit no es un ejercicio de austeridad. Es la aceptación de que el modelo operativo está cambiando: de acumular herramientas SaaS especializadas a operar sobre una capa de agentes que se adapta a cada workflow. Viktor — nuestro agente propio, construido sobre Xano — ya entrega daily briefs, agenda, priorities de Linear, KPI pulse y risk radar. La pregunta no es si construimos sobre esta topología; es cuánto aceleramos.
Tres acciones concretas, cada una con dueño nombrado y trigger claro. Sin contratos nuevos, sin migraciones, sin cambios de workflow.
Marca cada acción completada a la derecha. Esto es tu checklist ejecutiva de los próximos 30 días. Cada item es una cancelación directa o una auditoría de uso — nada requiere migración de datos ni reconfiguración de workflows.
Cinco overlaps, cinco decisiones. Cada una mantiene la herramienta dominante, retira el resto y asigna un workflow owner claro. El costo es change-management — no re-arquitectura.
Para cada área donde hay 2+ herramientas cumpliendo la misma función, elige una ganadora y retira el resto. El dinero está en los contratos que se renuevan — no en las features nuevas.
Cinco sistemas compiten por ser el core. El costo no son las licencias — es la duplicación, el trabajo de reconciliación y la complejidad de integración que se acumula cada trimestre que esto queda sin resolver.
Aquí es donde la ejecución táctica se convierte en compromiso estratégico. Cada decisión es binaria — no se reduce, se migra o se queda. La pregunta para el CEO es: ¿La compañía corre sobre un SaaS (HubSpot) o sobre su propia infraestructura (Xano)? Y si sale HubSpot, ¿dónde vive nuestro sitio web?
HubSpot CMS Hub Professional se incluye en el bundle actual — cancelar HubSpot significa migrar todos los sitios. Esta decisión debe tomarse antes de notificar cancelación de HubSpot, no después.
Ítems que requieren evaluación profunda. Presentados como opciones activables — el CEO decide cuáles entran.
| Herramienta | Acción | Rationale | Ahorro est. |
|---|---|---|---|
| Notion | Reduce | Costo total: $7.8K/año. Audit seats inactivos + downgrade plan + cancelar Notion AI add-on (Claude/Gemini lo cubren). Ahorro realista: 30–50% del spend. | $2–4K |
| Adobe CC | Reduce | Costo total: $5.4K/año. Auditar apps en uso real. Consolidar en planes individuales o migrar a Figma + Canva. | $2–4K |
| DocuSign | Replace | Costo total: $2.9K/año. SignNow ($8/user/mo), Dropbox Sign ($15/user/mo). Reduce costo 60–80%. | $1.5–2.3K |
| Aircall | Eval | Costo total: $6.3K/año. JustCall, OpenPhone (50–70% más barato), o Google Voice si volumen bajo. | $2–4K |
| ClickFunnels | Eval | Costo total: $3K/año. Webflow + Customer.io cubre 80% de casos. Redundante con nuevo stack. | $2–3K |
| Process Street | Eval | Costo total: $1.8K/año. Consolidable en Notion checklists + n8n automations. | $1.8K |
| Trustpilot | Eval | Costo total: $4.2K/año. ¿El review volume justifica? Google Reviews + G2 cubren sin costo. | $2–4K |
| GoDaddy | Replace | Costo total: $6.4K/año. Consolidar dominios en Cloudflare. Auditar dominios no usados. | $3–5K |
No es una tabla de ahorros — es una curva de realización. Fase 1 paga las herramientas que usamos en Fase 2. Fase 2 libera capital operativo para la migración de Fase 3. A los 12 meses llegamos al techo de ~$165K/año en run-rate.
Diez compromisos concretos, agrupados en tres bloques de decisión. Marca cada uno según se apruebe en vivo — lo que quede sin aprobar es el seguimiento de la siguiente conversación.